نرم افزار دبیرخانه چه ویژگی و امکاناتی دارد؟
امروزه سازمان‌های بزرگ مدام در حال تغییر بوده و با شرایط‌های مختلفی که طی زمان برایشان پیش آمده، کسب و کار خود را تطابق داده‌اند. این انعطاف‌پذیری سبب رشد و پیشرفت روز افزون شرکت‌های بزرگ شده است. یکی از تغییراتی که طی گذشت زمان رخ داده، الکترونیکی شدن امور و کنار گذاشتن روش‌های قدیمی و منسوخ است.
بسیاری از سازمان‌ها تا چندی پیش برای انجام مکاتبات اداری و ثبت سوابق از روش‌های دستی استفاده می‌کردند؛ اما با الکترونیکی شدن سیستم سازمان‌ها، دبیرخانه‌ها مجهز به نرم افزار دبیرخانه آنلاین شده و روش‌های دیجیتالی برای انجام امور روی کار آمدند.
شرکت نرم افزاری نرم آوا نیز با طراحی یک نرم افزار جامع و کامل، بستر مناسبی برای سازمان‌های بزرگ فراهم کرده است. در ادامه با ما همراه باشید تا شما را بیشتر با امکانات این نرم افزار آشنا سازیم.
ثبت نامه اداری
سازمان‌ها پیش از دیجیتالی شدن سیستم مکاتبات اداری، از روش‌های فیزیکی برای ثبت سوابق و شماره‌گذاری نامه‌ها در دفتر اندیکاتور استفاده می‌کردند. حال که الکترونیکی شدن سیستم‌های مکاتبات اداری سبب تغییرات گسترده‌ای در روند انجام امور شده است؛ نرم افزار دبیرخانه در دبیرخانه‌های سازمان مزیت‌های فراوانی از جمله خودکارسازی مکاتبات اداری را به همراه دارد.
با استفاده از این نرم افزار. نامه‌ها پس از ورود به سازمان و پس از ارسال و خروج به صورت خودکار، شماره‌گذاری شده و در سیستم ثبت می‌شوند.
امکانات نرم افزار دبیرخانه برای ثبت نامه اداری
از دیگر امکاناتی که نرم افزار دبیرخانه در اختیار مدیران و کارکنان سازمان‌ها قرار می‌دهد، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- پس از دریافت نامه اداری، رسید صادر می‌شود.
- نامه‌های ارجاع که در جواب نامه‌های دیگر ارسال شده‌اند، مشخص می‌شوند.
- نامه‌های مرتبطی که با ضمیمه و عطف ثبت شده‌اند، به صورت گرافیکی نمایش داده می‌شوند.
- پیوست‌های نامه با ارسال تصاویر و فایل‌های مختلف بدون محدودیت امکان‌پذیر است.
- اعتبارسنجی نامه به نحو احسن با استفاده از شماره نامه و امضاء دیجیتالی انجام می‌گیرد.
- شماره نامه به صورت اعداد، حروف فارسی و انگلیسی و علائم نگارشی قابل استفاده است.
- پس از ثبت شماره نامه، نامه به عنوان یک سند معتبر و غیرقابل تغییر نگهداری می‌شود.
- شماره‌گذاری نامه‌ها از الگوهای مختلفی چون تاریخ، شماره سریال نامه، طول دوره، نوع نامه و علائم جداکننده پیروی می‌کنند.
- همچنین شماره‌گذاری نامه‌های اداری بدون الگو و پس از دریافت و ارسال نامه‌ها نیز ممکن است.
- سطح دسترسی به اسناد ثبت شده توسط مدیران امکان‌پذیر است.
- تغییرات ایجاد شده بر روی اسناد با جزئیات کامل قابل مشاهده است.
- برای نوشتن نامه‌های اداری، قالب‌های متنوع و جذابی می‌توان طراحی کرد.
- نامه‌های اداری در سازمان‌های قدیمی که به روش‌های سنتی ثبت شده‌اند، ولی فایل اکسل آن‌ها موجود است؛ را با استفاده از این نرم افزار می‌توان آن‌ها را به سیستم وارد کرد.
بایگانی نامه‌های اداری
گذشته‌ها برای بایگانی اسناد لازم بود تا از فضای زیادی برای نگهداری اسناد استفاده کنند. اما با استفاده از نرم افزار دبیرخانه تحت وب، دیگر نیازی به اتاق‌های مخصوص بایگانی و نگهداری اسناد نیست. این موضوع سبب کاهش هزینه‌های مصرفی جهت آماده‌سازی اتاق‌های بایگانی، قفسه‌های مخصوص آرشیو و زونکن‌های نگهداری اسناد می‌شود.
در عوض با استفاده از این نرم افزار، نامه‌ها و دیگر اسناد موجود در سازمان، در هارد دیسک سیستم‌های سازمان، سرورهای مجازی و فضای ابری ذخیره می‌شوند. پس از ثبت نامه‌های وارده و صادره، این اسناد به صورت خودکار بایگانی می‌شوند. همچنین دسترسی به این اسناد از طریق نرم افزار به راحتی امکان‌پذیر است.
امکانات نرم افزار دبیرخانه برای بایگانی نامه‌های اداری
نرم افزار دبیرخانه برای بایگانی دیجیتالی اسناد سازمان‌ها، امکانات بسیاری فراهم کرده است؛ از جمله مزایای امکانات این نرم افزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- از انواع دستگاه‌های اسکنر و پرینتر پشتیبانی می‌کند.
- نامه‌های اداری از طریق نرم افزار دبیرخانه اسکن می‌شوند.
- نامه‌ها به صورت سیاه و سفید و رنگی قابل اسکن هستند و می‌توان یک یا چند نامه را به صورت همزمان اسکن نمود.
- با استفاده از ویرایشگر حرفه‌ای سیستم دبیرخانه نرم آوا، تصاویر اسکن شده را می‌توان به راحتی ویرایش نمود.
- نامه‌های اداری با ترتیب‌های مختلف دسته‌بندی و جدا می‌شوند.
- زونکن‌های مختلفی برای بایگانی نامه‌ها و اسناد محرمانه ایجاد می‌شوند.
دفترچه تلفن
نرم افزار دبیرخانه اداری برای تمامی کاربران، اعم از مدیر و کارمند، یک دفترچه تلفن اختصاصی در پنل کاربری تعبیه کرده است. این موضوع سبب شده است تا کاربران بتوانند مخاطبین مورد نظر خود را که حین کار با آن‌ها در ارتباط هستند؛ در دفترچه تلفن خود در نرم افزار ثبت کنند.
دسترسی به لیست مخاطبین به آسانی امکان‌پذیر است و کارمندان و کارفرمایان برای افزودن مخاطب جدید نیز می‌توانند با پر کردن فیلدهای مختلف به طور جامع و کامل، اطلاعات مخاطب را در دفترچه ثبت نمایند.
ویژگی دفترچه تلفن در نرم افزار دبیرخانه
اطلاعاتی که می‌توان در این دفترچه تلفن ثبت کرد، عبارت اند از:
- نام و نام خانوادگی
- ایمیل
- شماره تلفن همراه، منزل و محل کار
- فکس
- وب سایت
- حساب‌های کاربری شبکه‌های اجتماعی از قبیل فیس بوک، توییتر (ایکس)، تلگرام و اینستاگرام
- سایر توضیحات از قبیل تاریخ تولد
از دیگر ویژگی‌های دفترچه تلفن این نرم افزار نیز می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- امکان افزودن مخاطب به تعداد نامحدود
- ویرایش مخاطبین
- حذف مخاطب به صورت تکی و گروهی
- مشاهده جزئیات مخاطبین ثبت شده
- جستجوی مخاطب مورد نظر ضمن امکان دریافت خروجی اکسل
جستجو و گزارش‌گیری سریع
از آن جایی که نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نامه زیر مجموعه سیستم اتوماسیون اداری هستند و با بخش‌های دیگر از جمله بایگانی نیز در ارتباط اند، دسترسی به آرشیو اسناد بر اساس دسته‌بندی‌های مختلف امکان‌پذیر بوده و می‌توان به جستجوی اسناد مورد نظر پرداخت.
جستجوی اسناد در سازمان‌هایی که به روش‌های قدیمی اقدام به انجام مکاتبات و بایگانی اسناد می‌کنند، امری زمان‌بر و پر هزینه است؛ ولی با استفاده از این نرم افزار و فقط با یک جستجوی ساده می‌توان به تمامی اسناد موجود بر اساس میزان دسترسی کاربر، دست پیدا کرد.
این دسترسی را نیز مدیران بر اساس رتبه و جایگاه کارکنان تعیین می‌کنند و اگر فردی ملزم به دسترسی کامل باشد، قطعا این دسترسی به او داده خواهد شد و از این بابت جای هیچ نگرانی نیست!
همچنین با توجه به پشتیبانی نرم افزار دبیرخانه نرم آوا از نرم افزارهای آفیس، امکان گزارش‌گیری سریع به صورت ورد، پی دی اف و اکسل وجود دارد.
امکانات جانبی نرم‌افزارهای دبیرخانه
در کنار سایر مزایا، امکانات و ویژگی‌هایی که تا به اینجا به آن‌ها پرداختیم، از دیگر ویژگی‌های این نرم افزار می‌توان به موارد زیر نیز اشاره کرد:
- ارتباط مستقیم با نرم افزار اتوماسیون اداری
- ارتباط مستقیم با نرم افزار بایگانی
- ارتباط با دیگر سیستم‌های موجود در شرکت با بهره‌گیری از فضای ابری
- امکان گزارش‌گیری از بخش‌های مختلف
- پشتیبانی از تمامی ورژن‌های اسناد آفیس
نحوه دریافت دمو
شرکت نرم افزاری نرم آوا پس از تلاش چندین ساله کارشناسان مجموعه‌ی خود، موفق به طراحی یک نرم افزار دبیرخانه اختصاصی برای استفاده در هر سازمان یا شرکتی شده است. این نرم افزار بسیاری از مشکلات دبیرخانه‌های سنتی را حل نموده و گام بلندی در جهت پیشرفت و رفع مشکلات موجود در سیستم‌های اتوماسیون اداری برداشته است.
همچنین این شرکت با امکان دریافت دموی نرم افزار به صورت رایگان، تصمیم‌گیری مدیران جهت انتخاب این نرم افزار را آسان نموده است. جهت دریافت دمو و کسب اطلاعات بیشتر، می‌توانید به وبسایت نرم آوا مراجعه کرده و با پرکردن فرم درخواست دمو شامل نام و نام خانوادگی، آدرس ایمیل و شماره تلفن همراه با کارشناسان این مجموعه تماس حاصل فرمایید.