برای این که دفتر شما در بازار برای ارائه خدمات با کیفیت برتر نسبت به رقبا متمایز شود، استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری ضروری است، زیرا امکاناتی که ارائه می‌دهد و می‌تواند اجرای خدمات را بهینه کند. با این حال، چگونه بهترین نرم افزار حسابداری را انتخاب کنیم؟ با وجود گزینه‌های بسیار زیاد، انتخاب برنامه مناسب برای کسب و کار شما چندان ساده نیست. زیرا باید ویژگی‌هایی را ارائه دهد که سطح امنیتی داده‌های مشتری شما را فراهم کند و در دسترس بودن پشتیبانی و اعتبار فروشنده و سایر عوامل را ارزیابی کند.

در انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری به چه نکاتی توجه کنیم؟

اولین قدم در انتخاب نرم افزار حسابداری که بتواند تمامی نیازهای شرکت را برآورده کند، شناخت ویژگی‌های آن است. در این جا چند مورد برای کمک به شما در تصمیم‌گیری وجود دارد.

• راحتی در استفاده

اولین جنبه‌ای که باید تجزیه و تحلیل شود تا بفهمیم بهترین نرم افزار حسابداری کدام است، این است که بدانیم آیا بصری است یا خیر. نکته دیگر این است که بدانید آیا کارمندان شما می‌توانند با ویژگی‌هایی که ارائه می‌دهد آشنا شوند یا خیر. بررسی کنید که آیا برنامه دارای طرح‌بندی ساده و مؤثر و همچنین سربرگ‌های کاملاً مشخص و اطلاعاتی است که به راحتی می‌توانید پیدا کنید. به این ترتیب، از استفاده از لیست‌های کد برای یافتن داده‌ها، دسترسی به گزارش‌ها یا وارد کردن تراکنش‌های خاص امکان‌پذیر است. نرم افزار حسابداری مدرن عملی و چابکی بیشتری را برای اجرای رویه‌ها فراهم می‌کند. بنابراین، ضروری است که متناسب با نیازهای داخلی باشد و استفاده از آن ساده باشد، زیرا این امر زمان مورد نیاز برای انجام وظایف مربوط به حسابداری را کاهش می‌دهد و در نتیجه بهره‌وری تیم را افزایش می‌دهد.

• امکان ادغام با سایر سیستم ها

بسیار متداول است که شرکت‌ها از نرم افزارهای مختلف برای انجام عملکردهای مختلف روزانه استفاده می‌کنند. به عنوان مثال، یک برنامه خاص برای انجام مدیریت مالیاتی، دیگری برای محاسبه حقوق و دستمزد و غیره وجود دارد. این امر علاوه بر غیرعملی بودن، حاشیه‌های زیادی را برای خطاهای اداری و خطاهای انسانی باز می‌کند. بنابراین، ضروری است که سیستم حسابداری اتخاذ شده قادر به ادغام تمام داده‌ها در یک محیط واحد باشد تا از جریان خوب اطلاعات و عملکرد مؤثر همه ابزارهای مورد استفاده شرکت اطمینان حاصل شود. همچنین شایان ذکر است که یک نرم افزار حسابداری کارآمد باید امکان ادغام با سیستم‌های مشتریان خود را نیز فراهم کند. این عملکرد چیزی کم‌تر از یک سرویس با کیفیت بسیار بالا و امنیت داده بیشتر ارائه می‌دهد.

ویژگی هایی که خواسته های شرکت را برآورده می کند

بهترین نرم افزار حسابداری موجود در بازار، نرم افزاری است که نیازهای شرکت را برآورده می‌کند و با آن چه واقعاً در زندگی روزمره تفاوت ایجاد می‌کند، سازگار است.  برای مثال، اگر سازمان در بخش خرده ‌فروشی فعالیت می‌کند، بسیار مهم است که این نرم افزار با ویژگی‌های آن منطقه مطابقت داشته باشد. این نوع سازگاری برای جلوگیری از اتلاف زمان برای تطبیق فرآیندها با سیستم مهم است. برای درک دقیق نیازهای یک کسب و کار در رابطه با نرم افزار حسابداری، لازم است چند مرحله را دنبال کنید. از جمله آن‌ها می‌توان به تحلیل نیازهای عملیاتی کارکنان، تعریف فرآیندها و کشف نقاط حساس کار و دوباره کاری و همچنین توسعه پروژه‌ها اشاره کرد.

• کیفیت پشتیبانی ارائه شده

اطمینان حاصل کنید که شرکت ارائه دهنده نرم افزار حسابداری پشتیبانی فنی خوبی ارائه می‌دهد. این به این دلیل است که سرعت حل یک مشکل و همچنین اطمینان از حل شدن آن، جنبه‌هایی هستند که مستقیماً بر کیفیت سیستم تأثیر می‌گذارند. عدم پشتیبانی طولانی مدت یا عدم ارائه راه حل‌های کافی می‌تواند منجر به توقف فرآیندها و در نتیجه از دست دادن پول و اعتبار نزد مشتریان شود. همه این موارد می‌تواند به تصویر شما در بازار آسیب برساند. بنابراین، اعتبار سازمانی که نرم افزار حسابداری را که قصد خرید آن را دارید به فروش می‌رساند، بررسی کنید. هم چنین، مطمئن باشید که پشتیبانی نه تنها پاسخگو است، بلکه هر زمان که کسب و کار شما به آن نیاز داشته باشد، راه حل‌های کارآمدی ارائه می‌دهد.

• منبعی برای شناسایی هزینه های شرکت

واقعیت این است که مدیریت امور مالی شرکت با صفحات گسترده و اسناد چاپی یک روش منسوخ است و در برابر نارسایی‌ها و ناهماهنگی اطلاعات بسیار آسیب‌پذیر است. به همین دلیل، داشتن سیستمی که این کار را به صورت خودکار انجام دهد بسیار مهم است.

• اتصال به ابر

در عصر ارتباط بیش از حد، بسیار مهم است که نرم افزار حسابداری به صورت آنلاین کار کند و بتواند تمام داده‌ها را در فضای ابری ذخیره کند و این اجازه را می‌دهد تا اطلاعات شما نه تنها به صورت فیزیکی در رایانه، بلکه در یک سرور دیجیتال امن نیز ذخیره شود، که از احتمال از دست رفتن داده‌ها به دلیل مشکلاتی مانند خرابی دستگاه یا حملات ویروس جلوگیری می‌کند. یکی دیگر از نکات جالب نرم افزار آنلاین این است که اعضای تیم می‌توانند به به‌روزرسانی اطلاعات کمک کنند. علاوه بر این، آن‌ها می‌توانند در هر زمان و هر مکان به آن‌ها دسترسی داشته باشند.

• سطوح امنیتی

با توجه به این که اطلاعات از راه دور قابل دسترسی است، مهم است که برنامه سطوح بالایی از امنیت را ارائه دهد. یک مثال خوب کنترل ورود و رمز عبور است که فقط به کارمندان مجاز اجازه می‌دهد تا به سیستم متصل شوند. هرگونه از دست دادن یا جابه‌جایی داده‌ها می‌تواند منجر به آسیب رسیدن بسیار جدی به وجهه شرکت شود که در نهایت تأثیر مستقیمی بر امور مالی خواهد داشت.  بنابراین لازم است نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید که بیش از هر چیز ایمن باشد.

در چه بخش هایی می توان از نرم افزار حسابداری استفاده کرد؟

از آن جایی که نرم افزار حسابداری یک سیستم است که داده‌های مختلف را ادغام می‌کند و آن‌ها را در اختیار همه مسئولین قرار می‌دهد، نرم افزار حسابداری می‌تواند عملاً توسط تمام بخش‌های یک شرکت استفاده شود. علاوه‌بر کنترل بیشتر داده‌ها، یکی از نکات مثبت این یکپارچه سازی بهره‌وری است که ارائه می‌دهد. با یک سیستم حسابداری یکپارچه این امکان وجود دارد که به عنوان مثال، واحد فروش اقلام موجودی فروخته شده را پیگیری کند و این اطلاعات را به حسابداری ارسال کند تا اطلاعات صحیح در ترازنامه شرکت درج شود. با این کار، بخش مالی می‌تواند به درستی این داده‌ها را در جریان نقدی و غیره قرار دهد. حتی بخش بازاریابی شرکت می‌تواند و باید از اطلاعات موجود در نرم افزار حسابداری استفاده کند. به این دلیل که می‌توان از آن‌ها برای ایجاد رویدادهای مرتبط با مشتریان بر اساس محتوای در دسترس سایر بخش‌ها استفاده کرد که باعث می‌شود هر چیزی که برنامه‌ریزی شده است نتایج دقیق‌تری داشته باشد.

مزایای نرم افزار حسابداری برای شرکت شما

• اشتباهات کم تر، تصمیمات بهتر

کنترل دستی حسابداری علاوه‌بر صرف زمان زیاد، احتمال خطا را افزایش می‌دهد. در نتیجه، مدیران بر اساس اطلاعات نادرست تصمیمات مغرضانه‌ای می‌گیرند که به کسب و کار آسیب می‌زند. نرم افزار حسابداری با خودکارسازی فرآیندها، احتمال خطا را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد و در نتیجه منابع موجود (کارکنان و زمان) را به حداکثر می‌رساند.

• شاخص های مربوطه

از طریق تجزیه و تحلیل شاخص‌های مالی و عملکرد، مدیران کنترل کاملی بر حوزه مالی و حسابداری کسب و کار به دست می‌آورند. این داده‌ها اجازه می‌دهد تا تصمیمات آگاهانه‌تری اتخاذ کنید، که تضمین کننده بهینه‌سازی نتایج است.

کاهش هزینه و صرفه‌جویی در زمان

فناوری اطلاعات جایگزین کار دستی می‌شود و به شرکت‌ها اجازه می‌دهد منابع را به وظایف سودآورتر اختصاص دهند. این واقعیت که سیستم تمام محاسبات حسابداری را انجام می‌دهد باعث صرفه‌جویی قابل توجه در زمان نیز می‌شود. علاوه‌بر این، از آن جایی که داده‌ها متمرکز هستند، همه کارمندان (بسته به سطوح مجوز) می‌توانند به سرعت و کارآمد اطلاعات کامل مشتری و حساب را بررسی کنند.

نکات پایانی

همان طور که می‌بینید، دانستن نحوه انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری کاری است که نیاز به تحقیق دارد؛ زیرا گزینه‌های زیادی در بازار وجود دارد. ایده‌آل این است که به دنبال شرکتی باشید که اعتبار و سال‌ها تجربه در بازار داشته باشد. علاوه‌بر این، لازم است بررسی شود که ویژگی‌های ارائه شده مطابق با نیازهای سازمان است. شرکت ارائه دهنده بهترین نرم افزار حسابداری مانند شرکت فراپیام در تمامی مراحل، از نیازسنجی تا اجرای سیستم، پشتیبانی کامل را تضمین کند. به‌روزرسانی نرم افزار نیز الزامی است در غیر این صورت سیستم‌ها منسوخ می‌شوند. پیاده‌سازی نرم افزار حسابداری به تغییر در عادات و روال کسب و کار تبدیل می‌شود. طبیعی است که یک دوره سازگاری برای کارمندان وجود داشته باشد، اگرچه سیستم کاملاً شهودی است. انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری ابتدا مستلزم ارزیابی نیازهای سازمان و شناسایی مشکلات حسابداری موجود است؛ دوم، این سیستم باید اجازه دهد تا ثبت حسابداری انجام شود و همچنین رعایت تعهدات مالیاتی تسهیل شود. همچنین بسیار مهم است که این نرم افزار تجزیه‌وتحلیل کامل و جامع داده‌های حسابداری را به حسابداران و مدیران ارائه دهد.