من عمیقاً به ساختارهای خرابی کار می پردازم – این چیزی است که من یاد گرفته ام

به گفته جفری پینتو، نویسنده و استاد، WBS مکانیزم برنامه ریزی برای دانستن رابطه متقابل فعالیت های مختلف در یک پروژه است. در ساده ترین شکل، WBS به نظر می رسد که در قالب زیر می بینید:

منبع

عناصر ساختار شکست کار

بر اساس آنچه از پینتو آموختم، هر WBS حداقل چهار سطح در مدیریت پروژه دارد.

با این حال، اگر پروژه شما پیچیده باشد، محصولات فرعی بیشتری خواهید داشت و بسته کاری شما همچنان افزایش می یابد.

در اینجا چهار سطح یک WBS برای یک پروژه ساده آورده شده است.

برای نشان دادن، من این سطوح را با WBS برای یک کنفرانس بازاریابی توضیح خواهم داد.

سطح بالا/سطح 1

سطح بالای WBS کل محدوده پروژه را پوشش می دهد. همچنین تحویل نهایی است که آنچه را که می خواهم انجام دهم مشخص می کند. برای این پروژه، سطح برتر “طرح کنفرانس بازاریابی” است.

سطح 2

سطح دوم WBS اجزای اصلی پروژه را تشریح می کند. همچنین محدوده پروژه را به واحدهایی کاهش می دهد که به عنوان قابل تحویل عمل می کنند.

کالاهای تحویلی شامل ویژگی‌هایی برای محصولات یا مراحل انجام وظایف هستند. پروژه من یک سری از هشت کار است. متوجه خواهید شد که من هر قابل تحویل را در این سطح (و برای سطوح پایین تر) شماره گذاری کردم.

این یک عنصر عمدی است که در برخی از WBS که من دیده ام وجود ندارد.

برای یک نکته: شماره گذاری یک ساختار شکست کار به وضوح، سازماندهی و ردیابی کمک می کند. با شماره گذاری، من یک راه منطقی و بصری برای دانستن رابطه بین محصولات تحویلی، محصولات فرعی و بسته های کاری دارم. این کار پیدا کردن یک عنصر کاری را به خصوص برای یک پروژه بزرگ آسان می کند.

سطح 3

سومین سطح WBS قابل تحویل است. هر محصول فرعی جزئی از کالای اصلی است که شما در اختیار ذینفعان خود قرار می دهید.

هنگام در نظر گرفتن یک کالا به عنوان یک کالای فرعی، سهولت مدیریت آن مورد توجه قرار می گیرد. به عنوان مثال، مکان‌های بالقوه تحقیق و تحویل فرعی (2.1) با این شرایط مطابقت دارد.

چرا؟ قابل مدیریت است. می توانم ساعاتی را به آن اختصاص دهم. هزینه حداقل است.

اگر WBS خودتان را می‌سازید، حتماً از یک الگو برای شروع استفاده کنید.

فعالیت ها

آخرین سطح WBS فعالیت ها است. به فعالیت هایی مانند اتم ها فکر کنید. آنها کوچکترین عناصر در یک فرعی تحویل یا تحویل هستند.

به عنوان مثال، برای ارائه برنامه ریزی و استراتژی رویداد، باید فعالیت های زیر را اجرا کنم:

• 1.1 اهداف و اهداف را تعریف کنید

• 1.1.1 برگزاری یک جلسه آغازین با ذینفعان
• 1.1.2 فهرستی از اهداف قابل اندازه گیری تهیه کنید
• 1.1.3 نهایی کردن اهداف در منشور پروژه

• 1.2 مخاطبان هدف را شناسایی کنید

• 1.2.1 انجام تحقیقات بازار
• 1.2.2 پرسونای مخاطب ایجاد کنید
• 1.2.3 اعتبارسنجی شخصیت ها با ذینفعان

• 1.3 موضوع رویداد و برندسازی را توسعه دهید

• 1.3.1 ایده های موضوع طوفان فکری
• 1.3.2 طراحی لوگو و مواد برندسازی
• 1.3.3 موضوع و نام تجاری را با ذینفعان تأیید کنید

• 1.4 تنظیم بودجه و تخصیص منابع

• 1.4.1 دسته بندی هزینه های کلیدی را شناسایی کنید
• 1.4.2 یک برنامه بودجه اولیه ایجاد کنید
• 1.4.3 تأیید بودجه را از ذینفعان دریافت کنید

• 1.5 جدول زمانی پروژه و نقاط عطف ایجاد کنید

• 1.5.1 پیش نویس برنامه دقیق پروژه
• 1.5.2 نقاط عطف کلیدی را شناسایی کنید
• 1.5.3 جدول زمانی را با تیم به اشتراک بگذارید

مزایای استفاده از WBS در مدیریت پروژه

در حین یادگیری در مورد WBS، برخی از همسالان من قانع نشدند. برخی استدلال کردند که روی کاغذ عالی است اما در موقعیت های واقعی غیر قابل اجرا است. برای دیگران، مزایای آن بیشتر از تفکر ناقص نداشتن آن است.

بنابراین، چگونه یک WBS واقعا کمک می کند؟

WBS از خزش دامنه جلوگیری می کند.

وقتی WBS وجود دارد، هر ذینفعی در یک صفحه قرار دارد.

بدون آن، ذینفعان می توانند به اضافه کردن پروژه ادامه دهند تا زمانی که غیر قابل مدیریت شود. زمانی که این اتفاق افتاد، باید جدول‌های زمانی، نقاط عطف، تخمین‌های بودجه، ریسک‌ها و غیره خود را دوباره مرور کنید.

در محیط آبشاری که با یک رویکرد متوالی برای اجرای پروژه مشخص می شود، مزایای WBS در جلوگیری از خزش محدوده غیر قابل بحث خواهد بود.

با این حال، در محیط‌های چابک بدون محصولات نهایی کاملاً تعریف‌شده، برخی از کارشناسان استدلال می‌کنند که ذینفعان نظر خود را در مورد اینکه چه می‌خواهند، چه زمانی و چرا تغییر می‌دهند.

در حالی که این ارزش یک WBS را نفی می‌کند، یک متخصص استدلال می‌کند که تیم‌های چابک نباید از بهانه چابکی برای برنامه‌ریزی نکردن و خطر خزش دامنه استفاده کنند.

“در حالی که من دریافتم که WBS به سبک آبشاری کامل در یک پروژه ساختمانی ضروری است، آنها [agile teams] نمی توان هیچ برآوردی در مورد پروژه هایی با وابستگی های بین تیمی، تاریخ های تحویل چند ماهه مالی و هر چیزی بیش از پنج عضو انجام داد.”

«حداقل، تمام الزامات محصول نهایی باید مستند شده باشد، نقشه راه همه قابل تحویل های اصلی باید ابلاغ شود، آنها باید مقداری معادل WBS را برای دو هفته آینده و در حالت ایده آل تا پایان هفته بعدی انجام دهند. نقطه عطف، و یک طرح کلی از اینکه چگونه همه چیز قرار است با هم جمع شود،” آنها اضافه می کنند.

WBS به برآورد بودجه پروژه کمک می کند.

ساختار شکست کار فقط یک ابزار برنامه ریزی نیست – به بودجه بندی کمک می کند. با تقسیم پروژه من به فعالیت های دقیق، WBS تخصیص بودجه را آسان می کند.

بیش از حد بودجه همچنان یک موضوع فراگیر در مدیریت پروژه است. در نظرسنجی BCG از 403 پاسخ دهنده، 49٪ گفتند که بیش از 30٪ پروژه های توسعه فناوری سازمان آنها از بودجه آنها فراتر رفته است. پروژه های فناوری از Agile به دلیل انعطاف پذیری و پیشرفت تکراری که ارائه می دهد استفاده می کنند.

در حالی که من درک می کنم که یک بودجه از پیش تعیین شده برخلاف طرز فکر چابک است، گنجاندن WBS در برنامه ریزی اسپرینت کمک می کند. تخصیص بودجه در سطح اسپرینت به تیم ها این امکان را می دهد که با حفظ نظم مالی سازگار باقی بمانند.

یک WBS تمام بسته های کاری را ضبط می کند.

دریافته‌ام که ایجاد یک WBS من را مجبور می‌کند در مورد هر جنبه‌ای از یک پروژه به طور انتقادی فکر کنم. از نقاط عطف اصلی گرفته تا محصولات قابل تحویل، هر بسته کاری در نظر گرفته شده است. این نه تنها به تجسم محدوده پروژه کمک می کند، بلکه تضمین می کند که هیچ چیز نادیده گرفته نمی شود.

اما قبل از نوشتن هر بسته، صحبت با سهامداران حیاتی است. عدم انجام این کار یکی از دلایل شکست اخیر و عظیم قطار سریع السیر 2 در بریتانیا است.

به گفته تژوان پتینگر، اقتصاددان،[High-Speed Rail 2] خطر این است که یک فیل سفید 50 میلیارد پوندی و یادبودی برای برنامه ریزی ضعیف باشد.

پتینگر پیشنهاد نکرد که تیم HS2 یک WBS جامع نداشته باشد – با این حال، او ادعای قابل تاییدی مبنی بر تغییرات مداوم در محدوده پروژه دارد.

و همانطور که مشخص کردیم، وقتی این اتفاق می‌افتد، پروژه تقریباً در همه جبهه‌ها از خط خارج می‌شود و تیم باید به تابلوی نقاشی بازگردد.

انواع WBS در مدیریت پروژه

دو نوع WBS وجود دارد:

1. ساختار شکست کار مبتنی بر تحویل.
2. ساختار شکست کار مبتنی بر فاز.

WBS مبتنی بر تحویل

یک WBS مبتنی بر تحویل، نتایج ملموس (موارد قابل تحویل) را برای سهامداران دریافت می کند.

چیزی که من در مورد این WBS دوست دارم تمرکز آن بر “چه باید کرد” بر “چگونه انجام” یک کار است. به این ترتیب، این WBS به راحتی قابل تغییر است، برای تخمین هزینه ساده است و نمای کاملی از کل محدوده کار ارائه می دهد.

WBS مبتنی بر تحویل دارای کاربردهایی در سناریوهایی مانند:

• پروژه هایی با خروجی های واضح مانند سازماندهی یک رویداد یا ساخت یک ساختمان.
• پروژه های مشتری محور مانند کمپین های بازاریابی خاص یا پروژه های طراحی.
• پروژه هایی که نیاز به مدیریت دقیق محدوده مانند راه اندازی یک محصول جدید دارند.

WBS مبتنی بر فاز

یک WBS مبتنی بر فاز کار را بر اساس مراحل متوالی چرخه عمر پروژه (شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و کنترل، بسته شدن) سازماندهی می کند. با این WBS، من باید روند دستیابی به محصولات قابل تحویل خاص را به تفصیل شرح دهم.

یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای توضیح WBS مبتنی بر فاز، در نظر گرفتن یک پروژه نگارش تحقیق است. بدون انجام بررسی اخلاقی، نمی‌توانم با شرکت‌کنندگان مصاحبه کنم تا از نوشتن گزارش نهایی خود اطلاعاتی کسب کنم.

با WBS فاز گرا، بینش روشنی را که در مورد عناصری که مانع پیشرفت پروژه می شوند را دوست دارم. این WBS همچنین برای ارائه یک نقشه راه از وظایف “زمان انجام دادن” عالی است، و اطمینان حاصل می کند که هر مرحله به طور منطقی بر روی مرحله قبلی ساخته شده است.

WBS مبتنی بر فاز برای موارد زیر مناسب است:

• پروژه های فرآیند محور مانند اجرای یک سیستم تجاری یا انجام تحقیق و توسعه.
• پروژه های استاندارد شده چرخه حیات مانند پروژه هایی که از روش Waterfall پیروی می کنند.
• پروژه های بلند مدت با پیشرفت متوالی، مانند ساخت زیرساخت های چند ساله یا طرح های برنامه ریزی استراتژیک.

نحوه استفاده از WBS برای مدیریت پروژه ها

یک WBS برای خرد کردن پروژه های پیچیده به کوچکترین قطعات بسیار عالی است. اما فراتر از عملکرد اصلی آن یعنی تجسم محدوده پروژه، در اینجا نحوه استفاده از WBS آورده شده است:

1. مسئولیت ها را تعیین کنید.

WBS تخصیص موارد تحویلی یا وظایف را به اعضای تیم آسان می کند. این به همه کمک می کند تا بدانند چه چیزی مسئول هستند و از تکراری شدن چیزها جلوگیری می کند.

2. زمان و منابع را برآورد کنید.

من از WBS استفاده می کنم تا بفهمم هر کار چقدر طول می کشد و چه منابعی لازم است. این امر ایجاد یک برنامه و بودجه واقعی را آسان تر می کند.

3. ارتباط را تسهیل کنید.

WBS یک راه عالی برای نگه داشتن همه در یک صفحه است. این کمک می کند تا اعضای تیم و ذینفعان را در مورد محدوده پروژه، مسئولیت ها و جدول زمانی هماهنگ کنند.

4. ریسک ها را مدیریت کنید.

من به دنبال ریسک‌های بالقوه در هر عنصر WBS می‌گردم و طرح‌هایی برای رسیدگی به آن‌ها قبل از ایجاد اختلال در پروژه ایجاد می‌کنم.

5. ادغام با ابزارهای مدیریت پروژه

من طرفدار ابزارهایی مثل Trello و Asana هستم. وارد کردن کل WBS من در این ابزارها کمک به پیگیری وظایف، مدیریت منابع و تولید گزارش را آسان می کند.

افکار نهایی

ساختار شکست کار سنگ بنای است که وضوح پروژه ها را فراهم می کند.

در حالی که من در طول تحصیل در مورد WBS آموخته بودم و آن را در زندگی حرفه ای خود به کار می بردم، غواصی در تفاوت های ظریف آن و تأمل در مورد استفاده از آن در سناریوهای دنیای واقعی به من دیدگاه جدیدی داد.

WBS نه تنها برای برنامه ریزی و سازماندهی یک پروژه، بلکه برای شناسایی خطرات و حفظ کنترل بر محدوده و بودجه ضروری است.

یک یادگیری مفید برای من بحث در مورد ارتباط WBS در Agile بود. بک لاگ محصول در پروژه‌های Agile مانند WBS است، جایی که حماسه‌ها یا ویژگی‌ها در اسپرینت مدیریت می‌شوند.

بدون فکر کردن به موارد کار، چه در چابک یا آبشار، پروژه به سمت سنگ ها پیش می رود.

خط پایانی: پروژه های موفق با یک برنامه سنجیده شروع می شوند و این طرح با ساختار شکست کار شروع می شود.