بازار

نقشه راه موفقیت در پروژه طراحی وب سایت

چگونه موفقیت پروژه را تعریف می کنید در حالی که هرگز به تنهایی موفق به مدیریت آن نشده اید؟ پاسخ ساده این است که یک نقشه راه برای خود ایجاد کنید – نقشه ای که پارامترها، محدودیت ها و پهنای باند مورد نیاز برای تکمیل کار را مشخص می کند.

و اگر در مورد آن فکر کنید، تقریباً هر چیزی که در زندگی قصد انجام آن را دارید یک پروژه است. اگر شروع و پایانی داشته باشد، شما بر تصمیماتی که در این بین می گیرید کنترل دارید.

به عنوان مثال، به این فکر کنید که چگونه سفر هفتگی خواربار فروشی خود را انجام می دهید یا چگونه برنامه ریزی می کنید که یک مهمانی غافلگیرکننده برای یکی از عزیزان خود ترتیب دهید. کاشی کاری کف حمام یا ساختن وب سایت چطور؟ در نهایت، همه این وظایف دارای ویژگی های برنامه ریزی پروژه مشابه هستند. و اگر قبلاً این کارها را روزانه انجام می دهید، اساساً می توانید به عنوان یک مدیر پروژه موفق در امر طراحی سایت در مشهد و یا سایر شهرها فعالیت کنید.

با این حال، قبل از اینکه بتوانیم ایده مدیریت موفقیت‌آمیز پروژه‌ها را مطرح کنیم، باید بفهمیم که «موفقیت پروژه» واقعاً به چه معناست و دلایل شکست پروژه‌ها معمولاً چیست. ما در مورد این در رابطه با پروژه های توسعه وب سایت صحبت خواهیم کرد.

“موفقیت پروژه” چیست؟

اکثر کارشناسان موافقند که یک پروژه توسعه وب سایت موفق، پروژه ای است که به موقع و در حد بودجه تکمیل شود و نتیجه آن مطابق با الزامات تجاری توافق شده باشد. اما این تعریف فقط موفقیت را از دیدگاه مشتری تعریف می کند.

اگر ارائه‌دهنده وب‌سایت برای دستیابی به موارد فوق، ساعات طولانی شب‌ها و آخر هفته‌ها را صرف کند و در نهایت تنها بخشی از سودی را که انتظار داشت به دست بیاورد، موفقیت‌آمیز نیست. بنابراین، برای گنجاندن دیدگاه ارائه‌دهنده، تعریف پروژه موفق در این زمینه به شرح زیر است.

یک پروژه موفق، پروژه ای است که به موقع، در حد بودجه تکمیل شود و نتیجه نهایی را داشته باشد که الزامات تجاری توافق شده را برآورده کند – بدون از بین بردن سود.

خبر خوب این است که با بکارگیری تکنیک های اثبات شده مدیریت پروژه، هر کسی می تواند به طور مداوم به موفقیت پروژه دست یابد.

اصطلاحات ضروری مدیریت پروژه

در حالی که بیشتر اصطلاحات مدیریت پروژه ساده و خود توضیحی است، اصطلاحات زیر نیاز به توضیح بیشتری دارند، زیرا ما به فرآیندهای مرتبط نگاه می کنیم.

قابل تحویل – یک محصول کاری ملموس که در تاریخ و در وضعیتی که توسط ذینفعان توافق شده است تحویل داده می شود. یک محصول تحویلی می‌تواند یک محصول فیزیکی، یک فایل یا نرم‌افزار باشد و لزوماً به این معنا نیست که باید آن را به مشتری «تحویل» کنید.

مدیریت تغییر – فرآیندی که برای شناسایی، ارزیابی و مدیریت درخواست‌های تغییر در منابع پروژه، جدول زمانی، هزینه‌ها و/یا تحویل‌های تایید شده طراحی شده است. هدف اصلی مدیریت تغییر، کنترل خزش دامنه است.

محدوده – مرزهای پروژه از جمله اینکه چه چیزی و توسط چه کسی تکمیل خواهد شد و همچنین آنچه در پروژه گنجانده نشده است.

خزش دامنه – چگونه محدوده پروژه، بدون نوعی کنترل، می تواند در طول زمان تغییر کند و اندازه آن از پارامترها یا مرزهای اصلی تغییر کند.

مدیریت ریسک – فرآیندی که برای برنامه ریزی و به حداقل رساندن خطراتی که ممکن است پروژه را از مسیر خارج کند استفاده می شود.

محدودیت سه گانه چیست؟

محدودیت سه گانه سه مؤلفه هر پروژه – زمان، دامنه و هزینه – است که شما باید برای دستیابی به محصول نهایی با کیفیت (یا موفقیت پروژه) مدیریت کنید.

برای ترسیم تصویر بهتر، آن را به صورت یک مثلث تجسم کنید – با زمان، دامنه و هزینه در اضلاع گوشه و کیفیت در مرکز. به نقاط مثلث به عنوان “محدودیت سه گانه” اشاره کنید زیرا تغییر به یک جزء تقریباً همیشه بر یک یا چند مورد از دو جزء دیگر تأثیر می گذارد.

به طور خلاصه، مدیریت پروژه از تکنیک هایی استفاده می کند که به شما کمک می کند هزینه، زمان و دامنه را به طور موثر کنترل کنید، بنابراین محصول با کیفیتی خواهید داشت.

نقش مدیر پروژه در اینجا ساده است. این برای کنترل محدودیت سه گانه است.

چرا پروژه ها شکست می خورند

پروژه ها شکست می خورند زیرا محدودیت سه گانه به طور موثر مدیریت نمی شود. در بیشتر موارد، این می تواند به یک یا چند مورد زیر نسبت داده شود:

انتظارات غیر واقعی/نادرست مشتری
برآورد نادرست/ناکافی/عدم دریافت پول برای تمام کارهایی که انجام می دهید
الزامات تجاری ضعیف تعریف شده است
خزش دامنه
تاخیر در عملکرد مشتری
بدون طرح کاهش ریسک

وقتی نوبت به موفقیت پروژه می رسد، هنگام شروع ساختن استراتژی خود، باید این نکات را در ذهن داشته باشید.

هر پروژه وب سایت دارای یک تیم است

برخی از ارائه دهندگان وب سایت فکر می کنند مدیریت پروژه تنها در صورتی قابل اجرا است که یک تیم داشته باشید. این به این دلیل است که آنها مشتری را عضو تیم نمی دانند – و این یک اشتباه است.

اکثر مشتریان بر این باورند که جلسه ای برگزار می شود که در آن دستورالعمل هایی را به شما ارائه می دهند تا بتوانید به وب سایت خود مراجعه کنید. آنها اساسا شما را به عنوان یک “کارمند” می بینند و سطح مشارکت و همکاری مورد نیاز را درک نمی کنند.

بنابراین برای هدف گذاری برای موفقیت پروژه، باید به آنها بگویید. این مسئولیت شماست که خیلی زود در چرخه عمر پروژه مشخص کنید که:

شما و مشتری شما همکارانی هستید که با هم کار می کنند تا مشکل تجاری آنها را حل کنند.

یکی از راه‌های کمک به مشتری برای درک رویکرد تیم، فهرست کردن تمام نقش‌های انجام‌شده در یک پروژه معمولی است. نقش مشتری خود را بگنجانید و نشان دهید که چگونه شما (و تیمتان، اگر دارید) بقیه را پر خواهید کرد.

نمونه هایی از نقش های پروژه که ارزش ذکر برای مشتریان را دارد

فهرست زیر شامل نقش‌های پروژه معمولی است که ممکن است حتی از پر کردن آن‌ها آگاه نباشید:

حامی مالی پروژه
مدیر پروژه
تحلیلگر کسب و کار
مدیر محیط وردپرس
توسعه دهنده/مدیر محتوا
طراح وب وردپرس
توسعه دهنده/سازنده وب وردپرس
تحلیلگر سئو
آزمایش کننده ها

به اشتراک گذاشتن این لیست با مشتری خود راه خوبی برای تثبیت خود به عنوان یک همکار و تعیین انتظارات مشتری مناسب در مورد آنچه در پروژه توسعه وب سایت وجود دارد است. شما می توانید لیست کامل نقش های پروژه را در دوره مدیریت پروژه وردپرس 101 بیابید. اصول راهنما برای موفقیت پروژه

این شش اصل در اواخر دهه 1980 توسط Keane, Inc در دوران اوج توسعه نرم افزار با مطالعه صدها پروژه موفق و شکست خورده توسعه یافت.

در طول 30 سال گذشته روش های توسعه فنی آمده و رفته اند. اما ثابت شده است که در صورت استفاده مداوم، این اصول تقریباً همیشه موفقیت پروژه را تضمین می کنند.

از آنجایی که آنها در ابتدا برای توسعه نرم افزار ابداع شده بودند ، ما آنها را کمی تغییر دادیم تا بیشتر در طراحی و توسعه وب اعمال شوند. این تغییرات به صورت مورب هستند.

1. با رویکرد اول محتوا، شغل را با جزئیات تعریف کنید

دقیقاً مشخص کنید که چه کاری باید انجام شود و چه نتایج ملموسی باید ارائه شود. محیط غیر فنی و انتظارات مشتری را به صراحت ارزیابی کنید، سپس به تمام زمینه ها به صورت مکتوب بپردازید. ساختار تمام فعالیت ها و وظایف پیرامون فرآیند جمع آوری محتوای وب سایت.

2. منابع افراد مناسب را درگیر کنید

کل تیم پروژه از جمله مشتری را از مراحل اولیه برنامه ریزی در طول عمر پروژه درگیر کنید. اطمینان حاصل کنید که هر یک از اعضای تیم پروژه در تعیین اهداف خود مشارکت دارند. میزبانی مناسب، تم ها، پلاگین ها و سایر منابع مورد نیاز برای برآوردن نیازهای کسب و کار را جمع آوری کنید.

3. زمان و هزینه ها را اغلب تخمین بزنید

قبل از انجام تلاش، برآورد دقیقی از هر مرحله، تکرار، یا انتشار پروژه ایجاد کنید. برای افزایش دقت، اجزای یک کار را جداگانه تخمین بزنید. چیزی را که نمی دانید تخمین نزنید. پروژه را در نقاط عطف از پیش تعریف شده و زمانی که هر درخواست تغییری اجرا می شود، دوباره برآورد کنید.

4. کار را از بین ببرید

کار (هر کار) را به کوچکترین اجزای ممکن با کوتاهترین زمان ممکن تقسیم کنید. اطمینان حاصل کنید که هر فعالیت (گروهی از وظایف) به یک تحویل ملموس منجر می شود.

5. یک رویه تغییر ایجاد کنید

بدانید که تغییر بخشی ذاتی همه پروژه ها است. در این مورد به مشتری آموزش دهید. یک رویه رسمی برای رسیدگی به تغییرات ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که همه طرف ها از قبل با این رویه موافقت کرده اند.

6. در مورد معیارهای پذیرش توافق کنید

از قبل تعیین کنید که چه چیزی یک نتیجه قابل قبول را تشکیل می دهد. پذیرش کتبی محصولات تحویلی را در طول پروژه دریافت کنید تا پذیرش یک فرآیند تدریجی باشد و نه یک رویداد یک بار در پایان.

فرآیندهای ضروری برای مدیریت محدوده پروژه

مدیریت دامنه به این معنی است که قبل از شروع توسعه ، اطمینان حاصل شود که همه الزامات کشف شده اند و سپس به شدت به محدوده توافق شده در طول پروژه یا فراخوانی فرآیند تغییر پایبند باشیم.

خزش دامنه معمولاً به‌تدریج و معمولاً به دلیل نیت مثبت اتفاق می‌افتد، مانند «تحویل بیش از حد» یا صرفاً فردی خوب برای «پرتاب کردن آن» بدون پرداخت هزینه. صرف نظر از دلیل، انجام کاری که برنامه ریزی نشده است و بابت آن غرامتی دریافت نمی کنید، هرگز ایده خوبی نیست.

فرآیندهای زیر می توانند به کنترل محدوده پروژه در ابتدا و در کل پروژه کمک کنند.

پروپوزال 2 مرحله ای و فرآیند کشف پولی

یکی از رایج ترین دلایل شکست پروژه ها به دلیل الزامات تعریف نشده است. اغلب به این صورت اتفاق می افتد:

ارائه دهنده یک جلسه یک تا دو ساعته با مشتری دارد که در آن الزامات پروژه مورد بحث قرار می گیرد.

این اطلاعات به همراه یک تخمین دقیق در یک پیشنهاد گنجانده شده است که سپس پذیرفته می شود.

ارائه دهنده ممکن است یک جلسه اکتشافی دیگر با مشتری داشته باشد یا بلافاصله توسعه را شروع کند.

ارائه‌دهنده اولین محصول تحویلی را به مشتری ارائه می‌کند، فقط برای اینکه بفهمد نیازهای بیشتری وجود دارد که در جلسات اولیه کشف نشده‌اند.

ارائه دهنده سعی می کند نحوه تنظیم تخمین و جدول زمانی را که قبلاً روی آن توافق شده است، بیابد.

برخی از ارائه دهندگان این مشکل را با “فروش” یک پروژه اکتشافی که از پروژه توسعه جدا است، غلبه می کنند، که اگرچه موثر است، اما گاهی اوقات می تواند فروش سختی باشد.

تدارک جلسات موفق کشف غواصی برای مشتریان

بهترین و ساده ترین راه برای دور زدن این موضوع و نگه داشتن مشتری تحت قرارداد، قرار دادن فاز 1 به عنوان بحث “کشف عمیق” است. این چیزی است که به طور معمول به نظر می رسد:

راه اندازی یک چت: ارائه دهنده یک جلسه یک تا دو ساعته با مشتری دارد که در آن پروژه و الزامات تجاری مورد بحث قرار می گیرد.

ارائه اطلاعات: این اطلاعات در یک پیشنهاد اولیه با استفاده از تخمین محدوده برای زمان و هزینه گنجانده شده است با این احتیاط که تخمین دقیق تری پس از تکمیل کشف (فاز 1) ارائه خواهد شد. این پیشنهاد توسط مشتری پذیرفته می شود که سپرده ای را پرداخت می کند که فقط فاز 1 را پوشش می دهد.

پیگیری: سپس ارائه‌دهنده به تعداد مورد نیاز جلسات کشف غواصی را برای تعریف کامل مشخصات وب‌سایت برگزار می‌کند. هر الزام جدیدی که در پیشنهاد اولیه در نظر گرفته نشده است اضافه می شود و برآورد جدیدی ایجاد می شود.

گزینه‌های بررسی: اگر برآورد جدید در محدوده برآورد اولیه مورد توافق قرار گیرد، قرارداد به قوت خود باقی می‌ماند و پروژه به فاز 2 منتقل می‌شود. اگر برآورد جدید از برآورد محدوده اولیه فراتر رود، به مشتری این امکان داده می‌شود که لغو کند.

مزایای فرآیند فوق این است که پس از شروع پروژه، تغییرات (و خزش دامنه) کمتری وجود دارد و اگر مشتری تصمیم به لغو کند (که به ندرت اتفاق می افتد)، ارائه دهنده به طور کامل برای کار انجام شده غرامت دریافت کرده است.

با این حال، صرف نظر از رویکرد، یک کشف عمیق باید قبل از ایجاد تخمین نهایی و قبل از شروع هر گونه توسعه صورت گیرد.

فرآیند تعریف نیازمندی ها

یک فرآیند تعریف الزامات خوب همراه با یک پروپوزال است. پیشنهاد خود را پس از تعریف کامل تمامی الزامات با برآوردهای دقیق، همانطور که قبلاً توضیح داده شد، ارائه دهید.

موثرترین فرآیند برای تعریف الزامات یک وب سایت به شدت به اصل 4 – شکستن کار بستگی دارد. اگر فرآیند به موارد قابل تحویل زیر (یا مشابه) تقسیم شود – هر ساختمان بر اساس قبلی و هر کدام توسط مشتری تایید شده است – می توانید انتظار کمتری از نیازهای از دست رفته و درخواست های تغییر را داشته باشید.

نقشه سایت تصویری:

صفحات وب سایت را به صورت سلسله مراتبی همانطور که در وب سایت ظاهر می شوند نشان دهید. هدف این است که تأیید کنید که صفحات مناسب را در “درست” (مشهودترین) مکان دارید.

طرح‌بندی صفحه/فریم‌های سیمی:

از نقشه سایت بصری به عنوان راهنما استفاده کنید، طرح بندی هر صفحه یا نوع پست را با استفاده از متغیرهایی با وفاداری پایین (عمدتا سیاه و سفید) نشان دهید. هدف این است که برای هر بیت محتوا یک “نقطه” تعریف کنیم. اینها معمولاً بدون رنگ هستند، زیرا هنگامی که طرح را ترکیب می کنید، مشتری به ندرت بر روی چیز دیگری تمرکز می کند.

مشخصات محتوا:

با استفاده از طرح‌بندی صفحه و هر محتوای موجود به‌عنوان پایه، چه مقدار محتوا باید ایجاد، جمع‌آوری و سازماندهی شود، از جمله متن، ویدئو، صدا، تصاویر و هر داده ضروری دیگر.

الزامات عملکردی / فنی

الزامات کسب و کار با این پیشنهاد تأیید شد – “چه” وب سایت قرار است انجام دهد. الزامات عملکردی و فنی جزئیاتی را ارائه می دهد که چگونه وب سایت آن الزامات تجاری را برآورده می کند. نوشتن اینها در زمان حال، انتقال آنها به برنامه های آزمایشی را در آینده آسان می کند.

سبک و برندسازی

پس از تعریف همه الزامات دیگر، دید بسیار بهتری از نحوه اعمال سبک و عناصر برندسازی خواهید داشت. به طور کلی می توانید این کار را با به روز رسانی طرح بندی وایرفریم با آرم، طرح رنگ و انتخاب فونت شرکت انجام دهید.

تغییر رویه کنترل

تغییر در هر پروژه اجتناب ناپذیر است.

چه مشتری فراموش کرده باشد چیزی به شما بگوید، شما فراموش کرده باشید بپرسید، یا اتفاقی غیرمنتظره رخ دهد، تغییر اتفاق خواهد افتاد. بنابراین، عاقلانه است که تغییر را بپذیریم، روشی برای مدیریت آن ایجاد کنیم، از قبل به مشتری در مورد آن آموزش دهیم، و بدون استثنا از آن استفاده کنیم.

فرآیند مدیریت پذیرش

یک فرآیند مدیریت پذیرش خوب به وضوح معنای «انجام شده» را برای پروژه وب‌سایت به‌عنوان یک کل و برای هر محصول تحویلی مشخص می‌کند.

معیارهای مورد توافق سپس به عنوان یک چک لیست تأیید عمل می کنند و از اضافه شدن در لحظه آخر جلوگیری می کنند زیرا “ما فکر می کردیم که X را شامل می شود.”

فرآیندهای ضروری برای مدیریت هزینه پروژه

مدیریت هزینه ها شامل سه چیز است:

1. برآورد هزینه اولیه به درستی

2. حصول اطمینان از اینکه هزینه های کلی پروژه از بودجه توافق شده تجاوز نمی کند

3. دریافت پرداخت برای تمام کارهایی که انجام می دهید

فرآیندهای زیر می توانند به هر سه کمک کنند.

فرآیند برآورد قابل دفاع

اگر مشتری شما بپرسد که چگونه برآوردی را که ارائه کرده‌اید بدست آورده‌اید، چه؟ آیا خجالت می‌کشید توضیح دهید؟ البته، همه ما گهگاه از «حدس زدن» استفاده می‌کنیم – به‌ویژه زمانی که ممکن است قبلاً کارهای مورد نیاز را انجام نداده باشیم.

با این حال، در اکثر موارد، یک فرآیند تخمینی که از یک فرمول ریاضی قابل تکرار استفاده می کند، بهترین تخمین را ارائه می دهد.

تکنیک‌های تخمین باید قابل اجرا، منطقی، به‌طور مداوم به کار گرفته شوند و خود بهبود یابند.

با تقسیم کار به سطح کار، ارائه تخمین ساعتی برای هر کار، و سپس ضرب آن در نرخ ساعتی برای منبع، می توانید مطمئن شوید که برآورد شما تا حد امکان دقیق است.

حقیقت این است که تنها راه برای بهتر شدن در تخمین این است که هر بار آن را به همان روش انجام دهید. به منظور بهبود برآوردهای آتی، پس از اتمام پروژه، هر یک را از نزدیک بررسی و مقایسه کنید.

هر کاری که انجام می دهید، از دقت پیش از موعد خودداری کنید. تا زمانی که ندانید چه چیزی را تخمین زده اید و بر اساس چه معیارهایی برآورد می کنید، تخمینی ارائه نکنید.

کنترل را تغییر دهید

یک فرآیند کنترل تغییر که به خوبی ساخته شده و به طور مداوم فراخوانی می شود که از بودجه تغییر استفاده می کند برای کنترل هزینه ها ضروری است.

ایجاد یک بودجه تغییر در ابتدای پروژه مهم است و شما فقط باید از این “سطل پول نامرئی” استفاده کنید اگر تغییری تایید شده باشد. در زمان درخواست تغییر، مشتری تصمیم می گیرد که آیا تغییر را تایید کند و پول را از بودجه تغییر به بودجه پروژه منتقل کند. این درخواست‌های تغییر بیهوده را کاهش می‌دهد و تضمین می‌کند که پرداخت‌های شما برای تمام کارهایی که انجام می‌دهید به موقع است.

رویکرد توسعه محتوا اول

مهم است که مشتریان محتوا را به موقع در اختیار تیم شما قرار دهند تا از تاخیرهای عمده جلوگیری شود. دریافت محتوای ناقص یکی از دلایل رایج عقب افتادن بسیاری از پروژه ها است. یک رویکرد توسعه محتوا اول موثر باید:

بیان کنید که هیچ کار توسعه ای تا زمان تکمیل محتویات قابل تحویل شروع نمی شود

مشوق ها و جریمه های مشتری را ارائه دهید

رویکرد فنی

استفاده از هاستینگ، تم ها، پلاگین ها و سایر منابع فنی مشابه، در صورت امکان در بین پروژه ها، باعث صرفه جویی در زمان قابل توجهی در برنامه ریزی و اجرای پروژه می شود.

اکثر ارائه دهندگان وب سایت دارای یک «سایت شروع کننده» یا «مجموعه شروع کننده» از منابع هستند که در بسیاری از موارد، مجوز انبوه را با هزینه کمتری نسبت به ارائه آنها به صورت جداگانه ارائه می دهند. زمانی که این روش به درستی اجرا شود، می تواند باعث صرفه جویی در هزینه و افزایش متوسط بازگشت سرمایه (ROI) شما شود.

فرآیندهای ضروری برای مدیریت جدول زمانی پروژه

مواردی اتفاق می افتد که بر توانایی شما برای تحویل پروژه در تاریخ تحویل اولیه تخمین زده شده تأثیر می گذارد. فقط انجام می دهد. اطمینان حاصل کنید که فرآیندهای مناسب وجود دارد تا موانع پیش بینی شده و پیش بینی نشده مانع پروژه شما نشوند و برنامه را در صورت نیاز تنظیم کنید.

و مهمترین چیز در اینجا این است که اطمینان حاصل شود که مشتری متوجه می شود که جدول زمانی سیال است — بر اساس چیزهایی که در طول پروژه اتفاق می افتد. مشخص کنید که توپ کریستالی ندارید و سپس مراحل زیر را اجرا کنید.