گردش کار محتوا: آنچه بازاریابان باید بدانند

گردش کار ایجاد محتوا: گردش کار مبتنی بر وظیفه در مقابل گردش کار مبتنی بر وضعیت

قبل از یادگیری نحوه ایجاد یک گردش کار ایجاد محتوا، باید بدانید که کدام یک بیشترین سود را برای تیم شما دارد، یک گردش کار مبتنی بر وضعیت یا وظیفه.

دانستن تفاوت بین این دو به شما کمک می کند تا جریان کاری مناسب را برای پروژه بعدی خود استراتژی کنید.

گردش کار مبتنی بر وظیفه

هر مرحله از یک گردش کار مبتنی بر وظیفه، کاری است که باید قبل از رفتن به مرحله بعدی انجام شود. در یک گردش کار مبتنی بر وظیفه، هر مرحله با جزئیات توضیح داده می شود و هرکسی که روی پروژه کار می کند می داند که از آنها چه انتظاری می رود.

در اینجا یک مثال ساده از یک گردش کار مبتنی بر وظیفه آورده شده است:

در این مثال، هر قطعه از محتوا دارای چهار وظیفه مرتبط است که آن را از تحقیق به انتشار می برد. گردش کار مبتنی بر وظیفه به‌ویژه برای تیم‌های محتوای جدید به دلیل دستورالعمل‌های دقیق در هر مرحله مفید است.

هر نویسنده ای، مستقل یا داخلی، می تواند محتوا را در جریان کار حفظ کند.

گردش کار مبتنی بر وضعیت

گردش کار مبتنی بر وضعیت اغلب توسط تیم های با تجربه تر ترجیح داده می شود. در یک گردش کار مبتنی بر وضعیت، هر مرحله با وضعیت تعریف می شود و مراحل شامل توضیحات یا دستورالعمل های دقیق مانند گردش کار مبتنی بر وظیفه نمی شود.

در اینجا یک مثال ساده از اینکه یک گردش کار مبتنی بر وضعیت ممکن است به نظر برسد، آمده است:

در این مثال، چهار مرحله یا وضعیت وجود دارد: Unassigned، Writing، Ready for Approval و Published. اگر این مراحل در یک گردش کار محتوا ادغام شوند، هر کسی که به آن نگاه می‌کند می‌تواند ببیند که هر قطعه محتوا در جریان کار کلی کجاست. این می تواند برنامه ریزی و زمان بندی محتوای با حجم بالا را آسان تر کند.

گردش‌های کاری مبتنی بر وضعیت ممکن است راحت‌تر ردیابی شوند و می‌توانند برای انواع مختلفی از محتوا استفاده شوند. با این حال، بسیار مهم است که تیم شما فرآیند تولید محتوا و نقش خود را در آن درک کند.

برای یک نکته: ابزارهای محبوب گردش کار مانند Asana، Trello و AirTable دارای ده ها الگو برای گردش های کاری مختلف هستند. حتی اگر در نهایت از ابزار دیگری استفاده کنید، متوجه می شوم که ساختن یک گردش کار سریع و قدم زدن در آن با چند هم تیمی مفید است. این اغلب یک راه سریع‌تر برای شناسایی نقاط درد و فهمیدن اینکه چه چیزی برای تیم شما بهتر عمل می‌کند، است.

در اینجا نمونه ای از یکی از قالب های مدیریت بازاریابی محتوای AirTable آورده شده است.

می‌توانید ببینید که هر قسمت از محتوا شامل چه شخصیت‌هایی از مشتری است که باید هدف قرار گیرد. اگر محتوای زیادی دارید و شخصیت‌های زیادی دارید، ممکن است این چیزی باشد که می‌خواهید در جریان کاری خود دوباره ایجاد کنید.

منبع

گردش کار استراتژی محتوا: چگونه یکی بسازیم

این مراحل را دنبال کنید تا یک گردش کار محتوا برای خود و تیمتان ایجاد کنید.

1. اهداف محتوایی و مخاطبان خود را مشخص کنید.

اهداف شما محتوایی را که می‌خواهید ایجاد کنید و مخاطبانی را که می‌خواهید به آنها برسید، آگاه می‌کند. مثل همیشه، شناخت مشتری پایه و اساس محتوای عالی است.

اگر نیاز به ایجاد یا اصلاح نمایه های مشتریان خود دارید، راهنمای ما را با الگوها بررسی کنید.

آیا هدف شما ایجاد آگاهی از برند است؟ اگر چنین است، احتمالاً می خواهید وبلاگ های مبتنی بر محصول یا پست های رسانه های اجتماعی جذاب ایجاد کنید. اگر برای خوشحال کردن و حفظ مشتریان فعلی خود کار می کنید، یک کمپین ایمیلی موثر ممکن است مناسب تر باشد.

شما همچنین می خواهید پارامترهای واقعی را تنظیم کنید – اگر اهداف شما از منابع شما پیشی بگیرد، گردش کار محتوای شما موفق نخواهد شد.

2. نقش ها و مسئولیت های همه اعضای تیم خود را به وضوح تعریف کنید.

هنگامی که اهداف محتوایی و مخاطبان هدف خود را شناختید، آماده هستید که تصمیم بگیرید چه کسی از تیم بازاریابی شما در پروژه مشارکت خواهد داشت.

برای گردش کار تولید محتوا، به تولیدکنندگان محتوا (وبلاگرها، یوتیوب‌برها، فیلمبرداران و غیره)، ویراستاران و سایر سهامداران درگیر در تولید محتوا نیاز دارید.

چه تیم شما از یک گردش کار مبتنی بر وظیفه یا یک گردش کار مبتنی بر وضعیت استفاده می کند، هر فردی که درگیر است باید تعریف روشنی از نقش، وظایف و جایی که در این فرآیند می گنجد داشته باشد.

به عنوان مثال، اگر گردش کار شما برای یک سری محتوای YouTube باشد، سازندگان محتوا مسئول تولید محتوا خواهند بود. ویراستاران وظیفه دارند اطمینان حاصل کنند که محتوا از بهترین کیفیت و بدون خطا برخوردار است.

سردبیران ارشد یا مدیران پروژه تایید نهایی را برای پخش هر قسمت از مجموعه خواهند داد.

همچنین این زمان برای کشف ابزارها و مواد مورد نیاز تیم شما برای ایجاد و راه اندازی محتوا است.

به عنوان مثال، سیستم های مدیریت محتوا مانند Content Hub برای انتشار پست های وبلاگ ضروری هستند. Canva و Adobe Photoshop ابزارهای طراحی عالی هستند.

همچنین باید بودجه خود را برای ابزارهایی مانند میکروفون و دوربین برای ویدیوها یا نرم افزار اتوماسیون ایمیل برای کمپین های ایمیل در نظر بگیرید.

3. نوع محتوا و فرکانس خروجی را تعیین کنید.

نوع محتوایی را که می‌خواهید ایجاد کنید و هر چند وقت یک‌بار می‌خواهید این محتوا را منتشر کنید، مشخص کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید هفته ای یک بار ویدیوهای YouTube یا حلقه های اینستاگرام را یک روز در میان منتشر کنید.

اکنون زمان بسیار خوبی برای ایجاد یک تقویم محتوا برای برنامه ریزی پروژه های خود و اطمینان از عرضه به موقع محتوای شما است. جو کوواکس در خبرنامه LinkedIn Marketing Strategies 4 Growth پیشنهاد می کند هر بار یک چهارم محتوا را برنامه ریزی کنید.

اگر در این مرحله گیر کرده‌اید، کوواکس توصیه‌های خوبی دارد که می‌تواند به شما در تصمیم‌گیری در مورد انواع محتوا و فرکانس کمک کند (او به طور خاص در مورد محتوای مقیاس‌پذیر صحبت می‌کند، اما فکر می‌کنم به طور گسترده قابل اجرا است): خریداران یا مشتریان خود را در مرکز قرار دهید.

او می نویسد: “اولویت شما مشکلات آنها خواهد بود که در شخصیت های خریدار خود تعریف کرده اید.” «راه حل های شما… [are] اساس برنامه ریزی محتوای شما.»

4. فرآیند تولید محتوا را توسعه دهید.

با تیم خود مراحل مختلفی را که باید طی شود تا محتوای برند شما با موفقیت راه اندازی شود، بررسی کنید. این مراحل بسته به نوع محتوایی که ایجاد می کنید متفاوت خواهد بود.

برای مثال، فرآیند ایجاد و انتشار یک پست وبلاگ ممکن است چیزی شبیه به این باشد:

1. راهبردی کردن
2. برنامه ریزی
3. ایجاد
4. در حال ویرایش
5. انتشار
6. در حال تجزیه و تحلیل

این وظایف ممکن است گسترده به نظر برسند، اما اینجا جایی است که می خواهید گسترش دهید. برای مثال، استراتژی‌سازی معمولاً به معنای انجام ممیزی محتوا، ایجاد شخصیت‌های خریدار و انجام تحقیقات کلمات کلیدی است.

ویرایش ممکن است شامل پیاده‌سازی تکنیک‌های SEO یا افزودن تصاویر و لینک‌ها باشد.

هر مرحله در فرآیند باید در نظر گرفته شود تا بتوان آن را به عضو تیم مناسب اختصاص داد.

5. گردش کار خود را مستند و خودکار کنید.

بر اساس گزارش 2024 موسسه بازاریابی محتوا، تقریبا نیمی (45٪) از بازاریابان B2B که از هوش مصنوعی مولد استفاده می کنند، می گویند گردش کار کارآمدتری دارند.

اگر هنوز از هوش مصنوعی استفاده نکرده اید، اتوماسیون گردش کار مکانی عالی برای شروع است.

جیمی جوویلر، سردبیر وبلاگ وب‌سایت HubSpot، از ChatGPT برای کمک به او برای ایجاد ابزاری به نام BlogBot استفاده کرد که یک نقطه درد اصلی را برای نویسندگان HubSpot خودکار می‌کند: انتقال پست‌های ما از Google Docs به CMS.

Juviler آنچه را که به عنوان “پس زمینه سبک” در کدنویسی توصیف می کند، دارد، اما او می گوید که “به هیچ وجه نمی توانستم این ابزار را به همان اندازه کارآمد بدون کمک ChatGPT بسازم.”

و هیچ راهی وجود ندارد که نویسندگان HubSpot بتوانند با حجمی که ما انجام می دهیم بدون BlogBot منتشر کنند، که در مجموع هزاران ساعت، بدون شوخی، ذخیره شده است.

Juviler همچنین از هوش مصنوعی برای مرتب سازی، فیلتر کردن و استخراج داده ها از یک پایگاه داده یا لیست استفاده می کند. به عنوان مثال، اگر من فهرستی از صدها پست وبلاگ داشته باشم و بخواهم ببینم کدام یک کاندیدای مناسب برای یک CTA خاص هستند، از ChatGPT می‌خواهم که مرتبط‌ترین پست‌های وبلاگ را بر اساس عنوان پست‌ها انتخاب کند.

برای یک نکته: اگر از HubSpot استفاده می‌کنید (یا در مورد آن کنجکاو هستید)، نرم‌افزار خودکار گردش کار که به کاربران اجازه می‌دهد تمام فرآیندهای تیم‌شان را هم‌تراز کنند تا از کار به کار دیگر سردرگمی یا مشکلی ایجاد نشود.

آینده گردش کار

اگر می‌خواهید به طور منظم و کارآمد با تیم خود که در هر مرحله از راه مطلع هستند، محتوا ایجاد کنید، جریان کاری محتوا ضروری است – آن را مانند یک نقشه راه برای راه‌اندازی یکپارچه محتوایی در نظر بگیرید.

و اکنون که هوش مصنوعی وارد گپ شده است، ایجاد، آزمایش و خودکارسازی گردش‌های کاری آسان‌تر و سریع‌تر از همیشه است، خواه از نسخه رایگان Asana یا پلتفرم مشتریان سازمانی HubSpot استفاده می‌کنید.

یادداشت سردبیر: این پست در ابتدا در ژوئن 2022 منتشر شد و برای جامعیت به روز شده است.