نکاتی برای انجام کارها در موعد مقرر

بیشتر ما وقتی برای کار جدیدی انتخاب می‌شویم یا می‌خواهیم خودمان را با چالشی درگیر کنیم، هیجان‌زده می‌شویم. متأسفانه، پس‌ از اینکه با انبوه کارهایی مواجه می‌شویم که سررسیدهای فشرده‌ای دارند، همه‌ی این هیجان را از دست می‌دهیم و مضطرب می‌شویم. بیشتر افراد نمی‌توانند چه به لحاظ فیزیکی و چه ذهنی این مسئله را مدیریت کنند.

هر پروژه‌ای که نمی‌توانیم به‌موقع کامل کنیم، هر وظیفه‌ای که نمی‌توانیم تکمیل کنیم، هر گزارشی که فراموش می‌کنیم بنویسیم و هرگاه به جلسه‌ای دیر می‌رسیم، خودمان را بیشتر مواخذه می‌کنیم. شما چه اتفاقات مشابهی را تجربه می‌کنید؟ برای اینکه بتوانید کارتان را به‌موقع انجام دهید، از چه شیوه‌هایی استفاده می‌کنید؟

 Do not rely on mental notes

به یادداشت‌های ذهنی خود تکیه نکنید

ممکن است قدرت ذهنی و حافظه‌ی فوق‌العاده‌ای داشته باشید، ولی بازهم نباید انتظار داشته باشید همه‌چیز با جزئیات دقیقش در ذهنتان بماند. انبوه کارهایی که هرروز باید در دفتر کارمان انجام بدهیم، معمولاً ما را تحت‌ فشار قرار می‌دهند.

هر پروژه یا پرونده‌ی جدیدی که به میز کارتان رسید، نه‌تنها آن را به خاطر بسپارید و در لیست وظایف ذهنی خود قرار دهید، بلکه برنامه‌ی آن را در تقویم خود علامت‌گذاری کنید. بنویسید چه وظایفی دارید و در چه تاریخی باید آن‌ها را تحویل دهید. شما با این کار یک نقشه‌ی کاری خواهید داشت که ترتیب وقوع همه‌چیز در آن مشخص‌ شده است. همچنین بهتر است از اپلیکیشنهای یادآور وظایف استفاده کنید. به‌ این‌ ترتیب حتی اگر چیزی را در ذهنتان فراموش کنید، می‌توانید به تقویم قابل‌ اعتماد خود رجوع کنید.
right time

اکنون، بهترین زمان است

اگر یک پروژه روی میز شما است، در صورت امکان همین حالا فوراً آن را انجام دهید. درست است که ما برای هر کاری یک زمان شروع و پایان تعیین می‌کنیم؛ ولی دلیلی ندارد اگر مجبور نیستید، کاری را به تعویق بیندازید. به‌ این‌ ترتیب شما از برنامه‌ی زمانی خود جلو می‌افتید و یک زمان ذخیره به دست می‌آورید. اگر یک زمان دچار اشتباه شدید یا کار فوق‌العاده‌ای برایتان پیش آمد، می‌توانید بدون اینکه سایر برنامه‌های خود را جابجا کنید، با آسودگی خاطر از این وقت ذخیره‌شده استفاده کنید.

Break down your project

پروژه‌ی خود را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید

از اینکه یک پروژه‌ی بزرگ روی دستتان مانده است نترسید. در عوض پروژه‌های بزرگ را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید. بعد برای هرکدام از این بخش‌ها زمان خاصی را تعیین کنید و کارها را پشت سر هم در زمان معینشان انجام دهید. وقتی هر بخش از کار را در زمان معین انجام دادید، احساس موفقیت خواهید داشت که باعث می‌شود قدرت و انگیزه‌ی بیشتری برای ادامه‌ی بخش بعدی به دست بیاورید. به‌ این‌ ترتیب شما یک پروژه‌ی بزرگ را بدون اینکه مرعوب حجم آن شوید، به پایان رسانده‌اید.

Now is the right time

کارهایتان را اضطراری ببینید، نه مهم

هنگامی‌که کارهایتان را در تقویمتان یادداشت و برنامه‌ریزی می‌کنید، با کاری شروع کنید که نزدیک‌ترین زمان را به امروز شما دارد. ممکن است اولین کاری که زمان سررسید نزدیک‌تری دارد اهمیت کمتری نسبت به کارهای بعدی داشته باشد؛ ولی فرصتی که برای تکمیل آن دارید هم کمتر است. به‌هرحال شما باید همه‌ی این کارها را انجام دهید، پس از نزدیک‌ترین سررسید زمانی شروع کنید.

اگر در مورد کارهای مهم‌تر نگران هستید، سعی کنید کار فعلی را با سرعت بیشتری انجام دهید تا بتوانید وقت بیشتری برای کار مهم‌تر داشته باشید.

Shut the door on distractions

نگذارید چیزی مزاحم شما شود

با وجود اینکه شما کنترل تقسیم پروژه‌ها، برنامه‌ریزی فعالیت‌ها و اولویت‌بندی وظایفتان را در دست دارید، ولی معمولاً پیش‌بینی و برنامه‌ریزی برای چیزهای که باعث حواس‌پرتی می‌شوند، کار آسانی نیست.

ممکن است زیاد مهم به نظر نرسد؛ ولی عواملی که باعث مزاحمت و حواس‌پرتی شما می‌شوند، سرعت شما را کند می‌کنند. برای اجتناب از این اتفاق ،وظایف جدیدی را که به کارهای فعلیتان مربوط نیست و اهمیت چندانی هم ندارند، به کارمندان دیگر محول کنید. گوشی‌تان را سایلنت کنید و اینترنت آن را قطع کنید.

می‌توانید گاهی دفترتان را ترک کنید و برای استراحت بیرون بروید؛ ولی مراقب باشید این تردد حواس شما را از اصل کار پرت نکند و در روند کاریتان وقفه نیندازد.

Always plan one step further.

همیشه برای قدم بعدی‌تان برنامه داشته باشید

سررسید پروژه‌ها مثل برنامه‌های سفر هستند. شما ناگهان و بدون برنامه سوار هواپیما نمی‌شوید و همچنین صبر نمی‌کنید تا آخرین دقایق فرابرسد و بعد به سمت فرودگاه حر کت کنید.

مقالات مرتبط:

گاهی اوقات این دو موضوع با هم تلاقی می‌کنند. برای مثال شما باید برای یک قرار ملاقات تجاری به خارج از کشور سفر کنید. گاهی جلسات را فراموش می‌کنید یا برنامه‌ها برایتان گیج‌کننده می‌شوند.

برنامه‌ریزی قبلی برای چنین شرایط بسیار مفید و مؤثر است. با این کار نه‌تنها انواع ضرب‌الاجل‌ها را می‌بینید و تجارب خوبی از آن‌ها کسب می‌کنید؛ درنهایت برنامه‌ی زمانی خود را هم موفق به پایان می‌برید.

منبع: زومیت